Tämä tietosuojaseloste on kuvaus siitä, kuinka Suomen Moottoriliitto (myöhemmin SML) käsittelee muun muassa henkilö- ja yhteystietoja sekä asiakirjoja.
Tämä tietosuojaseloste on laadittu 11.10.2022.
Rekistereitä ylläpitää Suomen Moottoriliitto ry.
Suomen Moottoriliitto ry Nuijamiestentie 5 A 10
00400 Helsinki
puh. 0207 789 960
Suomen Moottoriliitto ry:n tietosuojaan liittyvistä asioista ja muun muassa tietosuojaa koskevien ohjeiden ylläpidosta vastaa SML:n tietosuojavastaava.
Tietosuojavastaava Miska Jokinen miska.jokinen@moottoriliitto.fi / 040 190 9475
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja sekä asiakirjoja seuraavissa järjestelmissä ja alla kuvatuilla tavoilla.
Motti-järjestelmä on SML:n jäsen- ja kilpailunhallintajärjestelmä. SML:n jäsenkerhojen kerhokäyttäjät käyttävät Mottia jäsenrekisteripalveluna sekä voivat hyödyntää sitä myös muun muassa tiedotteiden välittämiseen ko. jäsenkerhon jäsenille. Mottia käytetään myös SML:n alaisten kilpailujen hallintotehtäviin. Tapahtumakalenteri toimii virallisena kilpailukalenterina, josta löytyvät kaikki kilpailun tiedot. Lisäksi järjestelmä mahdollistaa kilpailuihin ilmoittautumisen järjestelmän kautta sekä huolehtii myös ilmoittautumismaksujen perimisestä. Kilpailun järjestäjä voi tallentaa palveluun myös kilpailutapahtumaan liittyviä dokumentteja, kuten viranomaislupadokumentteja sekä kilpailun tulokset. Mottia koskien on laadittu erillinen rekisteriseloste, joka on luettavissa ko. palvelussa.
Suomen Moottoriliiton verkkosivustolla on julkaistu erilaisia lomakkeita, joissa kysytään vastaajien henkilötietoja. Kysyttäviä henkilötietoja ovat esimerkiksi nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä joissakin tapauksissa myös postiosoite ja/tai syntymäaika.
Lomakkeilla kysyttävät tiedot vaihtelevat tilannekohtaisesti. Lomakkeilla lähetetyt vastaukset tallentuvat SML:n verkkosivustojärjestelmään, johon pääsy edellyttää henkilökohtaista kirjautumistunnusta ja salasanaa. Lomakkeiden vastauksia säilytetään järjestelmässä vain käyttötarpeen ajan, minkä jälkeen vastaukset poistetaan järjestelmästä.
Laskutusjärjestelmässä (Netvisor) käsitellään SML:n toimintaan liittyvät laskutusasiat. Järjestelmään on tallennettu laskutusta varten tarvittavat yhteystiedot sekä muut välttämättömät tiedot, jotta laskutus voidaan onnistuneesti suorittaa.
SML:n verkkolevylle on tallennettu henkilötietoja sisältäviä dokumentteja, kuten esimerkiksi SML:n luottamushenkilöiden yhteystiedot sekä osallistujatietoja esimerkiksi toimitsijakoulutuksista. Verkkolevylle on pääsy ainoastaan SML:n toimiston työntekijöillä. Verkkolevyllä olevia tietoja säilytetään niiden käyttötarpeen ajan sekä enintään kaksi (2) vuotta käyttötarpeen päättymisestä.
Rekistereihin tallennettuja tietoja käytetään jäsenyyteen liittyvien asioiden hoitamiseen sekä SML:n alaisen kilpailutoiminnan järjestämiseen (mm. ajajalisenssit, ilmoittautumiset).
Oikeusperuste tietojen keräämiselle on ensisijaisesti rekisteröidyn suostumus. Rekisteröidyltä kysytään suostumus tietojen käsittelystä esimerkiksi ilmoittautumisen yhteydessä tai ajajalisenssin ostamisen yhteydessä.
Lisäksi Yhdistyslain (503/1989) 11 § edellyttää yhdistystä ylläpitämään rekisteriä jäsenistöstään. Tämän velvoitteen täyttämiseksi rekistereihin kirjataan lakisääteisesti vaaditut henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot.
Rekistereiden tiedot saadaan lähtökohtaisesti rekisteröidyiltä itseltään. Joitakin tietoja saadaan myös kilpailun järjestäjän tai yhteistyökumppaneiden kautta.
Henkilötietoja säilytetään rekistereissä vain sen ajan, kun niille on tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 määritelty käyttötarkoitus. Tietoja säilytetään enintään kahden (2) vuoden ajan. Mikäli tietoja säilytetään yli kahden (2) vuoden ajan, tulee säilytykselle olla erityiset perusteet.
Osa rekisteröidyistä henkilö- ja yhteystiedoista säilytetään kymmenen (10) vuoden ajan kirjanpitoon liittyvän lainsäädännön vuoksi.
Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta ulkopuolisille. Tarvittaessa tietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi viranomaisille yksilöidysti heidän lakisääteistä tehtäväänsä varten.
Tietoja ei siirretä lähtökohtaisesti EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Mikäli tietoja siirretään mainittujen alueiden ulkopuolelle, asiasta ollaan yhteydessä rekisteröityyn.
Rekistereiden käyttö on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin sekä vaatimusten mukaisia tietosuojakäytäntöjä noudattaen. Työnsä ja/tai tehtävänsä puolesta rekistereihin pääsevien henkilöiden kanssa on huolehdittu salassapito- ja vaitiolovelvollisuuteen liittyvien asioiden hoitamisesta kirjallisesti dokumentoiden.
Suomen Moottoriliitto ei käytä rekistereiden tietoja automaattiseen päätöksentekoon.
Rekisteröidyllä on oikeus valvoa omalta osaltaan, että noudatamme henkilötietojen käsittelyssä tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjä käytänteitä sekä käsittelemme niitä asianmukaisella tavalla. Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan alla kuvatulla tavalla.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on kirjattu SML:n ylläpitämiin rekistereihin. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti tässä tietosuojaselosteessa mainitulle yhteyshenkilölle esimerkiksi sähköpostitse, sähköisellä verkkolomakkeella tai kirjallisesti postin kautta alla mainituin osoitetiedoin.
Suomen Moottoriliitto ry / Tietosuojavastaava Nuijamiestentie 5 A 10
00400 Helsinki
Oikeus tiedon oikaisemiseen, poistamiseen tai käsittelyn rajoittamiseen Rekisteröidyllä on oikeus saada rekistereissä mahdollisesti olevat virheelliset tiedot korjatuksi viipymättä. Rekisteröity voi joissakin tapauksissa oikaista ja korjata virheelliset tiedot itsekin. Joissakin tilanteissa rekisteröidyn tietojen muuttaminen vaatii yhteydenottoa tietosuojavastaavaan, joka voi korjata virheelliset tiedot.
Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistettavaksi SML:n ylläpitämistä rekistereistä. Pyyntö on osoitettava kirjallisesti tietosuojavastaavalle.
Rekisteröity voi rajoittaa henkilötietojensa käsittelyoikeutta esimerkiksi odottaessaan virheellisen tiedon oikaisua tai rekisteritietojen poistamista käsittelevien pyyntöjen ratkaisua. Tällöin rekisterinpitäjä voi käyttää rekisteritietoja ainoastaan rekisteröidyn pyynnön kohteena olevan asian hoitamiseen.
Mikäli rekisteröity katsoo, että Suomen Moottoriliitto ry on menetellyt vastoin tietosuojalainsäädäntöä, on hänellä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu.
Tätä tietosuojaselostetta voidaan tarvittaessa päivittää, mikäli esimerkiksi lainsäädäntö tai henkilötietojen käsittelyä koskevat ohjeet muuttuvat. Mahdollisista muutoksista tähän tietosuojaselosteeseen tiedotetaan SML:n verkkosivujen Tietosuoja-osiossa. Toivomme, että tarkistat säännöllisesti, onko tietosuojaselosteeseemme tullut muutoksia.
