Tämä tietosuojaseloste on kuvaus siitä, kuinka Suomen Moottoriliitto (myöhemmin Moottoriliitto) käsittelee muun muassa henkilö- ja yhteystietoja sekä asiakirjoja. Tietosuojaselosteen avulla osoitamme tietosuojasäännöstön mukaisesti toimenpiteemme tietosuojan sekä rekisteröityjen tietojen luottamuksellisuuden varmistamiseksi.
Tämä tietosuojaseloste on laadittu 11.10.2022 ja sitä on päivitetty 1.12.2025.
Rekistereitä ylläpitää Suomen Moottoriliitto ry.
Suomen Moottoriliitto ry
Nuijamiestentie 5 A 10
00400 Helsinki
Puhelinnumero: 0207 789 960
Sähköposti: office@moottoriliitto.fi
Suomen Moottoriliitto ry:n tietosuojaan liittyvistä asioista ja muun muassa tietosuojaa koskevien ohjeiden ylläpidosta vastaa Moottoriliiton tietosuojavastaava.
Tietosuojavastaava Miska Jokinen
miska.jokinen@moottoriliitto.fi / 040 190 9475
Rekisterinpitäjä (Moottoriliitto) käsittelee henkilötietoja sekä asiakirjoja seuraavissa järjestelmissä ja alla kuvatuilla tavoilla.
Motti-järjestelmä on Moottoriliiton jäsen- ja kilpailunhallintajärjestelmä. Moottoriliiton jäsenkerhojen kerhokäyttäjät käyttävät Mottia jäsenrekisteripalveluna sekä voivat hyödyntää sitä myös muun muassa tiedotteiden välittämiseen ko. jäsenkerhon jäsenille. Mottia käytetään myös Moottoriliiton alaisten kilpailujen hallintotehtäviin. Tapahtumakalenteri toimii virallisena kilpailukalenterina, josta löytyvät kaikki kilpailun tiedot. Lisäksi järjestelmä mahdollistaa kilpailuihin ilmoittautumisen järjestelmän kautta sekä huolehtii myös ilmoittautumismaksujen perimisestä. Kilpailun järjestäjä voi tallentaa palveluun myös kilpailutapahtumaan liittyviä dokumentteja, kuten viranomaislupadokumentteja sekä kilpailun tulokset. Mottia koskien on laadittu erillinen tietosuoja, joka on luettavissa ko. palvelussa.
Suomen Moottoriliiton verkkosivustolla käsitellään henkilö- ja yhteystietoja ainoastaan verkkosivuston ylläpito- ja päivitystehtäviin oikeutettujen henkilöiden osalta. Tietoihin on kirjattu henkilön nimi, sähköpostiosoite sekä käyttäjätunnus. Verkkosivustolla olevat lomakkeet ovat upotettuina tai linkitettyinä muun muassa Surveypal-lomakejärjestelmään.
Surveypal-lomaketyökalun avulla voidaan kerätä esimerkiksi tapahtumien tai koulutusten ilmoittautumisia sekä palautetta järjestetyistä tapahtumista. Lisäksi sen avulla käsitellään kilpailutoiminnan virallisia raportteja (esim. tuomariston pöytäkirjat). Käyttöoikeudet lomakkeen tietojen tarkasteluun on määritelty lomakekohtaisesti niin, että lähtökohtaisesti lomakkeen laatija on ainoa tietojen käsittelijä ellei hän erikseen jaa lomakkeen tietoja muille. Lomakkeissa olevia tietoja voidaan siirtää esimerkiksi Motti-järjestelmään.
Laskutusjärjestelmässä (Netvisor) käsitellään Moottoriliiton toimintaan liittyvät laskutusasiat. Järjestelmään on tallennettu laskutusta varten tarvittavat yhteystiedot sekä muut välttämättömät tiedot, jotta laskutus voidaan onnistuneesti suorittaa.
Microsoft 365 -sovellukset ovat pääsääntöisesti palkatun toimistohenkilöstön käytössä (@moottoriliitto.fi-verkkoympäristö). Toimistohenkilöstön lisäksi luottamushenkilöillä voi olla Moottoriliiton tarjoama sähköpostikansio sekä pääsy joihinkin jaettuihin OneDrive-kansioihin. Microsoft 365 -palvelussa on käytössä myös jaettuja sähköpostilaatikoita, joihin on pääsy rajatuilla käyttäjillä.
Howspace-alustoilla Moottoriliiton luottamushenkilöille on avattu sähköisiä työtiloja. Alustalle on kirjattu henkilöistä nimi ja sähköpostiosoite, minkä lisäksi kullakin henkilöllä on mahdollisuus lisätä halutessaan oma puhelinnumeronsa. Tietojen näkyvyyttä on rajattu tarvittaessa henkilöiden tehtävien mukaisesti. Täydet ylläpito-oikeudet on Moottoriliiton toimiston henkilökunnalla ja he näkevät tarvittaessa järjestelmään syötetyt kaikki tiedot.
LianaMailer (Postiviidakko) -palvelua käytetään viestintään Moottoriliiton jäsenkerhoille, uutiskirjeen tilaajille sekä medialle. Palveluun on kirjattu postituslistoille kuuluvien henkilöiden nimet sekä sähköpostiosoitteet. Postituslistalle on mahdollista myös ilmoittautua Moottoriliiton verkkosivujen kautta. Jokaisella postituslistoilla olevalla on mahdollisuus milloin tahansa päättää viestien tilaaminen joko sähköpostissa olevaa linkkiä klikkaamalla tai ilmoittamalla asiasta Moottoriliiton toimistolle (office@moottoriliitto.fi).
Moottoriliiton verkkolevylle on tallennettu henkilötietoja sisältäviä dokumentteja, kuten esimerkiksi Moottoriliiton luottamushenkilöiden yhteystiedot sekä osallistujatietoja esimerkiksi toimitsijakoulutuksista. Verkkolevylle on pääsy ainoastaan Moottoriliiton toimiston työntekijöillä, joilla on työsopimuksensa mukainen salassapitovelvollisuus. Verkkolevyllä olevia tietoja säilytetään niiden käyttötarpeen ajan sekä enintään kaksi (2) vuotta käyttötarpeen päättymisestä.
Rekistereihin tallennettuja tietoja käytetään jäsenyyteen liittyvien asioiden hoitamiseen sekä Moottoriliiton alaisen kilpailutoiminnan järjestämiseen (mm. kilpailijalisenssit, kilpailuihin ilmoittautumiset, kilpailijanumeroiden varaaminen).
Tietojen rekisteröinnin oikeusperusteena on ensisijaisesti sopimus ja toissijaisesti rekisteröidyn antama suostumus. Tiedot on rekisteröitävä, jotta henkilölle voidaan myydä esimerkiksi kilpailijalisenssi tai että hänet voidaan yksilöidä kilpailutapahtumaan ilmoittautuessa ja siihen liittyvän maksusuorituksen tekemiseksi.
Lisäksi Yhdistyslain (503/1989) 11 § edellyttää yhdistystä pitämään jäsenluetteloa.
Rekistereiden tiedot saadaan lähtökohtaisesti rekisteröidyiltä itseltään. Joitakin tietoja saadaan myös kilpailun järjestäjän tai yhteistyökumppaneiden kautta.
Henkilötietoja säilytetään rekistereissä vain sen ajan, kun niille on tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 määritelty käyttötarkoitus. Tietoja säilytetään enintään kahden (2) vuoden ajan. Mikäli tietoja säilytetään yli kahden (2) vuoden ajan, tulee säilytykselle olla erityiset perusteet.
Osa rekisteröidyistä henkilö- ja yhteystiedoista säilytetään kymmenen (10) vuoden ajan kirjanpitoon liittyvän lainsäädännön vuoksi.
Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta ulkopuolisille. Tarvittaessa tietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi viranomaisille yksilöidysti heidän lakisääteistä tehtäväänsä varten.
Tietoja ei siirretä lähtökohtaisesti EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Mikäli tietoja siirretään mainittujen alueiden ulkopuolelle, asiasta ollaan yhteydessä rekisteröityyn.
Rekistereiden käyttö on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin sekä vaatimusten mukaisia tietosuojakäytäntöjä noudattaen. Työnsä ja/tai tehtävänsä puolesta rekistereihin pääsevien henkilöiden kanssa on huolehdittu salassapito- ja vaitiolovelvollisuuteen liittyvien asioiden hoitamisesta kirjallisesti dokumentoiden.
Suomen Moottoriliitto ei käytä rekistereiden tietoja automaattiseen päätöksentekoon.
Rekisteröidyllä on oikeus valvoa omalta osaltaan, että noudatamme henkilötietojen käsittelyssä tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjä käytänteitä sekä käsittelemme niitä asianmukaisella tavalla. Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan alla kuvatulla tavalla.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on kirjattu SML:n ylläpitämiin rekistereihin. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti tässä tietosuojaselosteessa kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle esimerkiksi sähköpostitse, sähköisellä verkkolomakkeella tai kirjallisesti postin kautta alla mainituin osoitetiedoin.
Suomen Moottoriliitto ry / Tietosuojavastaava
Nuijamiestentie 5 A 10
00400 Helsinki
Oikeus tiedon oikaisemiseen, poistamiseen tai käsittelyn rajoittamiseen Rekisteröidyllä on oikeus saada rekistereissä mahdollisesti olevat virheelliset tiedot korjatuksi viipymättä. Rekisteröity voi joissakin tapauksissa oikaista ja korjata virheelliset tiedot itsekin. Joissakin tilanteissa rekisteröidyn tietojen muuttaminen vaatii yhteydenottoa tietosuojavastaavaan, joka voi korjata virheelliset tiedot.
Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistettavaksi SML:n ylläpitämistä rekistereistä. Pyyntö on osoitettava kirjallisesti tietosuojavastaavalle.
Rekisteröity voi rajoittaa henkilötietojensa käsittelyoikeutta esimerkiksi odottaessaan virheellisen tiedon oikaisua tai rekisteritietojen poistamista käsittelevien pyyntöjen ratkaisua. Tällöin rekisterinpitäjä voi käyttää rekisteritietoja ainoastaan rekisteröidyn pyynnön kohteena olevan asian hoitamiseen.
Mikäli rekisteröity katsoo, että Suomen Moottoriliitto ry on menetellyt vastoin tietosuojalainsäädäntöä, on hänellä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu.
Tätä tietosuojaselostetta voidaan tarvittaessa päivittää, mikäli esimerkiksi lainsäädäntö tai henkilötietojen käsittelyä koskevat ohjeet muuttuvat. Mahdollisista muutoksista tähän tietosuojaselosteeseen tiedotetaan Moottoriliiton verkkosivuilla. Toivomme, että tarkistat säännöllisesti, onko tietosuojaselosteeseemme tullut muutoksia.
